Organisasi modern menggunakan catatan kertas dan media digital dalam menjalankan bisnis, oleh karena itu kebutuhan akan penyimpanan dokumen dan media.
Ada perusahaan penyimpanan dokumen di luar kantor yang menawarkan media seni dan layanan penyimpanan dokumen dengan harga yang sangat kompetitif.
Catatan bisnis memiliki nilai ekonomi, manajemen risiko, hukum dan fiskal. Namun, banyak organisasi saat ini tidak memiliki prosedur dan kebijakan efektif yang diperlukan untuk mewujudkan kontrol sistematis atas informasi yang direkam. Akibatnya, beberapa catatan disimpan terlalu lama dan terlalu banyak waktu yang dihabiskan untuk menyimpannya.
Lebih buruk lagi jika dalam hal informasi yang salah tempat, organisasi akan berisiko terkena hukuman karena ketidakpatuhan terhadap peraturan pencatatan, gagal melindungi data penting misi apa pun dari bahaya, dan bahkan berisiko mengalami insiden hubungan masyarakat yang mengerikan.
Masalah Manajemen Arsip
Bagian artikel ini berfokus pada contoh umum masalah manajemen arsip yang dihadapi organisasi modern secara teratur. Mereka sangat mempengaruhi operasi umum bisnis dan akan berdampak besar pada keuntungan finansial yang seharusnya menguntungkan perusahaan.
Sayangnya, dokumen adalah biaya overhead terbesar di setiap organisasi, dengan file aktif pada tingkat tahunan sekitar 25 persen.
Manajer menghabiskan sekitar satu bulan setiap tahun hanya untuk mencari atau menunggu informasi yang salah arsip, salah label, atau tidak terlacak. Di sisi lain, produktivitas sangat terpengaruh ketika Media informasi terupdate pekerja kantor menghabiskan setidaknya dua jam setiap hari untuk mencari dokumen yang salah tempat.
Diperkirakan bahwa setidaknya 90 persen dari catatan yang diajukan tidak akan dirujuk lagi dan bahwa 95 persen dari referensi terdiri dari catatan dalam tiga tahun terakhir operasi.
Organisasi besar cenderung kehilangan dokumen atau file setiap 12 detik, dengan perkiraan 3 hingga 5 persen file hilang atau salah tempat.
Manajemen dan Penyimpanan Dokumen
Menjadi semakin sulit untuk membuat, menyimpan, mengambil, menggunakan, dan menghancurkan informasi organisasi atau hanya menempatkannya di bawah penyimpanan arsip permanen.
Meskipun mengadopsi teknologi informasi yang berlaku, persyaratan dokumen terus meningkat. Dalam lingkungan perusahaan yang bergejolak baru-baru ini, memiliki manajemen catatan adalah suatu keharusan.
Saat ini, ada perusahaan penyimpanan yang sangat canggih yang menawarkan penyimpanan catatan kertas yang aman, aman, dan efisien serta sumber informasi penting terkait bisnis lainnya yang mencakup media digital. Mereka memiliki teknologi penyimpanan canggih untuk manajemen media dan dokumen, keamanan 24 jam yang belum pernah ada sebelumnya, dan layanan pelanggan respons cepat.
Dokumen kertas disimpan di fasilitas offsite seperti arsip atau lemari besi yang tahan api dan memiliki fitur kontrol keamanan lainnya. Mereka tetap aman dari bahaya alam dan buatan manusia seperti tornado, pencurian, kebakaran dan sejenisnya.
Media digital termasuk disk optik, kaset audio dan video, mikrofilm, kaset dan disk komputer, kaset kartrid streaming, dan kaset data cadangan. Kotak penyimpanan yang dirancang khusus disediakan untuk menyederhanakan manajemen dokumen.
Dengan tersedianya sistem manajemen informasi berteknologi tinggi, organisasi modern dapat secara elektronik mengindeks, melacak, dan mendapatkan akses ke media digital yang tersimpan melalui kenyamanan PC kantor mereka.
Media digital dan perusahaan penyimpanan data biasanya memberikan layanan yang dipersonalisasi kepada klien mereka. Mereka bertanggung jawab atas pengambilan, pengiriman, atau bahkan penghancuran kotak arsip, kasus mana pun yang berlaku.
Perusahaan penyimpanan membuat katalog isi di dalam lemari arsip dan menempatkannya ke dalam kotak penyimpanan. Mereka biasanya menggunakan sistem pengkodean batang berteknologi canggih untuk pelacakan kotak yang mudah dan efisien.
Tarif kompetitif mereka biasanya mencakup tarif yang wajar untuk pengambilan dan pengiriman, dan minimum bulanan yang rendah. Tidak seperti penyimpanan mandiri, penyimpanan data di luar kantor memungkinkan organisasi hanya dikenakan biaya untuk ruang yang digunakan.
Laporan inventaris data dapat dibuat oleh perusahaan penyimpanan untuk memberikan informasi tentang kotak mana yang dikirim untuk penyimpanan, kotak baru apa yang ditambahkan, dan kapan kotak harus dimusnahkan.
Mereka juga mematuhi undang-undang perlindungan data dan mereka melayani berbagai industri dengan manajemen data dan kebutuhan penyimpanan seperti medis, hukum, keuangan, pajak, real estate, dan organisasi publik dan swasta dan individu lainnya.
Penyimpanan dokumen dan media sekarang menjadi suatu keharusan bagi entitas terorganisir modern karena peraturan hukum. Dengan penyimpanan dokumen di luar kantor, perusahaan diberikan fasilitas yang aman dan efisien untuk dokumen mereka dan mengaksesnya dengan mudah.
Saat ini, media digital dan layanan penyimpanan dokumen berlimpah untuk melayani signifikansi tinggi dalam dunia bisnis.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar