Sifat kompleks industri perkapalan dan logistik dikombinasikan dengan persaingan ketat yang ada di sektor ini membawa tantangan unik bagi operator kecil dan menengah. Hal ini membuat perusahaan ekspedisi pengiriman barang, non-vessel operating common carriers (NVOCCs), agen rumah bea cukai, perantara pengiriman barang internasional, agen pengiriman dan agen kargo merampingkan operasi bisnis beraneka ragam mereka agar tetap kompetitif. Menerapkan sistem ERP yang tepat yang didedikasikan untuk logistik dan pengiriman barang dapat membantu perusahaan menyelaraskan kembali dan meningkatkan aktivitas mereka secara efisien sambil beradaptasi dengan lingkungan peraturan yang berubah dengan cepat.
Menyewa Agen Pengiriman Barang
Sementara kerangka kerja ERP dapat membantu Anda mengintegrasikan beragam fungsi bisnis dan operasional, memilih perangkat lunak pengiriman barang yang ideal yang memungkinkan Anda untuk mengelola, mengakses, dan berbagi informasi yang datang dari dan masuk ke berbagai departemen tidaklah mudah. Sebelum merencanakan dan menerapkan sistem ERP, penting bagi bisnis untuk menganalisis potensi mereka dengan mempertimbangkan faktor-faktor berikut:
Perusahaan Ekspedisi Angkutan Udara
Integrasi semua elemen operasional dan akuntansi dalam satu platform
Faktor terpenting untuk dipertimbangkan adalah tingkat integrasi yang dimungkinkan oleh ERP Anda. Misalnya, agen pengiriman barang kecil dan menengah yang menggunakan aplikasi berbeda untuk mengelola fungsi, termasuk manajemen pengiriman, perantara pabean, dokumentasi, pelacakan peti kemas, pelacakan pengiriman, dan layanan kepatuhan akan lebih diuntungkan jika semua aplikasi diintegrasikan ke dalam satu master aplikasi berbasis platform Tally ERP 9. Solusi Tally yang disesuaikan ini membuat operasi lebih efisien, hemat biaya, dan memberi pemilik visibilitas real-time dari pengiriman in-bound/out-bound dan hutang/piutang terkait.
Menghindari duplikasi karena sentralisasi tugas multi-cabang
Parameter kedua yang perlu dipertimbangkan adalah sejauh mana sistem ERP memungkinkan sentralisasi tugas multi-cabang utama. Pertimbangkan setiap cabang agen pengiriman multi-lokasi menggunakan aplikasi akuntansi bisnis terpisah. Hal ini akan menghasilkan kumpulan data yang terpisah satu sama lain yang menyebabkan penundaan, gangguan, dan penguncian data yang tidak perlu, sedangkan pemilik bisnis memerlukan pemantauan data bisnis dan operasi secara real-time. Di sisi lain, jika agensi yang sama memutuskan untuk bermitra dengan penyedia layanan Tally dan menyebarkan aplikasi perangkat lunak terpusat, ia memiliki prediktabilitas yang lebih besar dari operasinya. Karena skenario ini memungkinkan aplikasi master untuk membaca, menulis, dan mengedit data ke sana kemari dari masing-masing kantor cabang, ini membantu pemilik bisnis melacak pembayaran, kinerja, profitabilitas, dan detail luar biasa berdasarkan pengiriman.
Kontrol keuangan yang ditingkatkan dan visibilitas yang lebih besar
Sistem ERP yang Anda pilih untuk diterapkan harus memberikan kontrol keuangan yang lebih besar dengan mengintegrasikan data dari tugas operasional dan data dari transaksi aktual. Sistem harus memungkinkan pemilik untuk menghitung keuntungan yang diharapkan per pengiriman dan kemudian membandingkannya dengan biaya dan keuntungan pengiriman yang sebenarnya (menggunakan data dari transaksi, piutang, hutang dan biaya perantara). Ini membantu pemilik untuk melacak profitabilitas setiap pekerjaan yang pada gilirannya dapat membantu mereka untuk fokus pada pengiriman/pekerjaan di masa depan yang memiliki rasio profitabilitas yang lebih besar.
Akses informasi cepat, pembuatan laporan, dan pengarsipan data
Pelaporan informasi, pengarsipan data, dan penyimpanan data merupakan aspek penting dari bisnis logistik dan pengiriman. Sistem ERP harus dapat menghasilkan dan mengarsipkan laporan, termasuk neraca, laporan MIS terkait pengiriman, daftar pengepakan, pesanan pembelian, dan beberapa faktur untuk berbagai mitra rantai dan kutipan. Selanjutnya, dokumen kargo, termasuk Cargo Arrival Advice (CAA), Cargo Arrival Notice (CAN), Delivery Order (DO) dan House Bill of Lading (HBL) harus dibuat langsung dari aplikasi. Ini membantu pemilik bisnis tidak hanya untuk mengambil tetapi mengirim dokumen-dokumen ini langsung dari sistem ke mitra rantai logistik.
